Digitale Datenübermittlung

Ab 2026 müssen Privatversicherte keine Beitragsbescheinigungen mehr an ihre Arbeitgeber und Dienstherren weiterleiten. Das bisherige Verfahren zur Erlangung eines Arbeitgeberzuschusses und zur Berücksichtigung bei der Lohnsteuer wird durch einen digitalen Datenaustausch zwischen den PKV-Unternehmen, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und den Arbeitgebern bzw. Dienstherren ersetzt. Die Versicherten werden durch ihre PKV über das neue Verfahren und über jede Datenübermittlung informiert. Dabei erhalten sie auch die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen. Eine Beitragsbescheinigung in Papierform wird es künftig grundsätzlich nicht mehr geben. Nur dann, wenn die digitale Datenübermittlung nicht funktioniert (beispielsweise aus technischen Gründen) werden noch ersatzweise Papierbescheinigungen bereitgestellt, um letztlich finanzielle Nachteile für die Versicherten zu verhindern.

Weitere Informationen für Versicherte zur digitalen Datenübermittlung

Gesetzliche Grundlage für die digitale Datenübermittlung der PKV-Beiträge ist das Jahressteuergesetz 2020 und die damit einhergehende Änderung des § 39 EStG (Einkommensteuergesetz). Neben einem Fortschritt bei der Digitalisierung hat die Einbindung in das ELStAM-Verfahren das Ziel, Fehlerquellen und bürokratischen Aufwand zu verringern.

Ursprünglicher Einführungszeitpunkt der digitalen Datenübermittlung war Januar 2024. Ende 2023 wurde der Start durch das Kreditzweitmarktförderungsgesetz auf den 1. Januar 2026 verschoben.

Digitale Datenübermittlung verzögert durch Klärungsbedarf

Es wird nicht lediglich eine 1:1-Digitalisierung der bisherigen Papierbescheinigungen geben. Vielmehr werden anders als bisher auch fortlaufende Aktualisierungen und Korrekturen der Beitragswerte im Jahresverlauf abgebildet. Das gilt grundsätzlich für alle Privatversicherten: 8,7 Millionen Personen. Die bestehenden Prozesse und IT-Systeme der Versicherer waren hierauf bislang nicht ausgerichtet und mussten entsprechend umfänglich neu aufgesetzt bzw. geschaffen werden. Damit verbunden sind erhebliche zeit- und kostenintensive Aufwände und IT-technische Vorbereitungen in den Unternehmen.

Mit dem BZSt waren deshalb nicht nur die grundlegende Struktur und Vorgehensweise zu klären. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von technischen und rechtlichen Fragestellungen, bei denen alle Eventualitäten und Individualfälle mitzudenken sind. Schließlich sollen sämtliche digitalen Beitragsübermittlungen zukünftig vollautomatisiert und ohne manuelle Eingriffe aus den Systemen der Versicherer ausgesteuert werden. Deshalb kann die erforderliche Ertüchtigung der IT-Systeme der Versicherer erst angegangen werden, wenn sämtliche Vorgaben, Eventualitäten und Einzelfälle verbindlich geklärt sind. Beispiele hierfür sind der Umgang mit unterjährigen Beitragsveränderungen und Versicherungsbeendigungen, Versicherer- und Tarifwechseln, Zahlungsverzügen und Ratenzahlungsvereinbarungen, nachträglichen (Rück-)Zahlungen, Jahres- bzw. Vorauszahlungen samt Änderungen im Jahresverlauf, Rücknahme und Einschränkungen von Widersprüchen gegen die digitale Datenübermittlung, Umgang mit Gruppenversicherungen und vieles mehr.

Da die Finanzverwaltung diese Erfordernisse nicht rechtzeitig vor dem ursprünglichen Verfahrensstart Anfang 2024 abschließen konnte, wurde der Starttermin auf Anfang 2026 verschoben. Auf Grundlage der mit dem BZSt fortlaufend erarbeiteten Prozesse sahen sich die PKV-Versicherer gut für eine pünktliche erstmalige Datenübermittlung bis zum 20. November 2025 aufgestellt.

Nachdem die Finanzverwaltung im ersten Halbjahr 2025 neuerliche, z. T. strukturelle Änderungen im Meldekonzept vorgab, ist die Herausforderung eines pünktlichen Starts nun jedoch größer geworden. Neue Detailfragen müssen allgemeinverbindlich festgelegt werden, bevor die PKV die Änderungen äußerst kurzfristig umsetzen muss.